Relancer et Réinventer les Services de Bibliothèque après la COVID-19

Gouvernance

Votre stratégie d’entreprise est-elle toujours pertinente? Dans quelle mesure êtes-vous prêt à réinventer le rôle de la bibliothèque dans la collectivité?
Quelles politiques et relations doit-on mettre en place avant la réouverture de la bibliothèque?
Quelles sont les mesures de prises de décisions rapides à mettre en place au cours des 12 à 18 prochains mois? Quelles seront les décisions prises par le C.A? Quel sera le pouvoir du directeur général?
Devez-vous réévaluer vos plans d’identification et d’atténuation des risques?
Votre gouvernement provincial a-t-il démontré une connaissance solide des bibliothèques publiques? De quelles actions de persuasion avez-vous besoin?
Vos politiques actuelles sont-elles favorables à l’utilisation des services de bibliothèque par les populations vulnérables? (politique d’abonnement, périodes de prêt plus longues, absence d’amendes de retard, utilisation de cartes ou d’espèces)
Votre bibliothèque ou votre collectivité est-elle prête à renoncer, même temporairement, à une ouverture traditionnelle à tous, en faveur d’un système préférentiel pouvant en priorité être axé sur les populations vulnérables, le soutien des élèves, etc.?

Collections

Traitement général du matériel

Quelles sont les recommandations minimales en matière de santé et de sécurité qui permettraient le prêt d’articles physiques, compte tenu du fait que des recherches sont en cours pour déterminer la durée de vie du coronavirus sur divers types de surface?

Accès des clients aux collections

Quels services pourraient être offerts pour limiter les contacts physiques et permettre un accès à tous, en particulier aux groupes vulnérables?
Quelles politiques d’abonnement et de prêt devraient être réexaminées pour encourager l’utilisation de votre bibliothèque et son accès équitable?

Développement des collections

Comment les tâches d’acquisition, de catalogage et de traitement devraient-elles être adaptées?
Comment la bibliothèque peut-elle équilibrer ses collections en fonction des contraintes et des exigences nouvelles?

Communication et marketing

Comment entendez-vous sensibiliser la population aux services que votre bibliothèque offre actuellement et comment utiliserez-vous ces services comme base de départ?
Comment votre bibliothèque peut-elle créer une cascade d’information – mises à jour précises et en temps opportun de ce qui est disponible maintenant et de ce qui reste à venir?
Comment entendez-vous souligner qu’une approche sûre et solide en matière de réouverture impliquera une reprise graduelle des services et, malheureusement, pas de tous les services?
Comment prévoyez-vous rappeler à vos clients que chaque service de bibliothèque doit être adapté à un nouvel environnement opérationnel?
Quels sont les meilleurs moyens de tenir vos clients informés de ces changements immédiats et à long terme apportés au fonctionnement de leur bibliothèque?
Avez-vous préparé un plan de communication avec vos partenaires, vos bailleurs de fonds et vos soutiens afin de garantir leur intérêt et leur engagement constants?
Quels rôles peuvent-ils jouer dans vos efforts de relance? De quels renseignements ont-ils besoin pour soutenir la bibliothèque?
Pouvez-vous orienter votre énoncé de vision dans une nouvelle direction? Pouvez-vous remplir votre mandat en agissant différemment et en faisant des choses différentes?
Comment pourrons-nous avoir des débats communautaires francs et réfléchis sur les changements à effectuer dans les bibliothèques?
Comment les bibliothèques peuvent-elles démontrer leur pertinence et communiquer leur valeur sans exclure les usagers qui préféraient l’ancien fonctionnement?

Services d’information et autres services de première ligne

Les services d’information englobent les services de référence et de renvoi, les conseils de lecture, l’aide technique, la réduction de la désinformation et le service à la clientèle.

Comment la bibliothèque peut-elle offrir un soutien à la clientèle et une assistance technique dignes de ce nom tout en respectant la distanciation physique?
Comment comptez-vous offrir aux personnes confrontées à des obstacles à l’accès un accès équitable à l’information? Il peut s’agir :
- d’accès à la technologie (appareils, Wi-Fi, savoir-faire, etc.)
- d’isolement social
- de barrières linguistiques (ALS/multilingue, niveaux d’alphabétisation, etc.)
- d’obstacles à l’accessibilité (environnements numérique et bâti)
Comment pouvez-vous comprendre les besoins en information de la collectivité, en perpétuelle évolution, et y répondre rapidement?
Comment les employés peuvent-ils se sentir assez en sécurité et prêts à offrir le meilleur service à la clientèle possible?
Comment pouvez-vous offrir un service conçu selon les besoins des usagers, qui soit fondé sur des processus simplifiés et une communication claire?

Programmation

Planification

Quelles sont les priorités actuelles de votre bibliothèque en matière de public-cible et de programmes?
De quoi nos collectivités ont-elles besoin en période de pandémie, et pouvons-nous créer ou adapter des programmes pour répondre à ces besoins?
Quel est l’équilibre optimal entre les programmes numériques, les programmes en personne et les activités de rayonnement? Quelle variété de modèles ou d’approches en matière de programmes utilise au mieux les ressources disponibles pour répondre aux besoins de la collectivité?
Tous les programmes devraient-ils nécessiter une inscription afin que nous puissions, au besoin, contribuer à la recherche des contacts?
Comment le calendrier des programmes devrait-il être conçu (souple, par étapes)?
Quels changements doit-on apporter aux politiques ou aux procédures pour que les programmes reflètent les propositions ci-dessus?

Communications

Comment entendez-vous communiquer les nouvelles attentes aux participants aux programmes?
Comment entendez-vous réagir si des employés ou des clients ont un résultat positif à la COVID-19?
Comment allez-vous informer le public des mesures de sécurité prises?
Quelles stratégies utiliserez-vous pour communiquer avec le public et promouvoir les programmes auprès des divers publics, notamment les programmes qui ne sont pas offerts en ligne?
Comment entendez-vous renouer avec les clients et prendre contact avec de nouvelles populations en cette période de restriction des services?

Mesures de Distanciation Physique

Quelle est l’occupation réelle des salles ou des espaces de programme, compte tenu des recommandations en matière de distanciation physique (un rayon de 2 m autour d’une personne crée un cercle d’une superficie de 12,56 m2)?
Les programmes peuvent-ils être organisés dans une aire ouverte ou à l’extérieur?
Sur la base des réponses ci-dessus, combien de participants pourraient être accueillis dans un programme en personne?
Peut-on s’attendre raisonnablement à ce que des enfants respectent les recommandations en matière de distanciation physique?
Les programmes nécessitant normalement un contact étroit – aide technologique individuelle par exemple – peuvent-ils être adaptés efficacement de manière à respecter les recommandations de distanciation physique?
Les programmes impliquant normalement une activité physique peuvent-ils être adaptés efficacement de manière à respecter les recommandations de distanciation physique?

Mesures de Sécurité

Comment garantissez-vous la santé et la sécurité des employés, des clients, des bénévoles, des partenaires et des animateurs externes?
Quel équipement de protection individuelle (EPI) sera requis pour les employés, les bénévoles, les animateurs externes et les clients?
Quels sont les objets habituellement partagés pendant un programme (jouets, jeux, articles de bricolage, outils technologiques, etc.)? Ces objets peuvent-ils être désinfectés efficacement pour garantir leur utilisation sûre, ou le programme peut-il être adapté de manière à éviter leur utilisation?
Dans les cas des programmes au cours desquels un goûter est normalement prévu, y a-t-il un moyen sûr de procéder ou le programme peut-il être adapté sans goûter?
Dans le cas des programmes numériques, comment assurez-vous la sécurité et la protection de la vie privée des clients tout en utilisant divers outils technologiques?

Soutien du Personnel

De quelle formation les employés auront-ils besoin pour appliquer les mesures sanitaires et sécuritaires?
De quelle formation les employés auront-ils besoin pour offrir de nouveaux modèles de programme?
Comment pouvez-vous soutenir efficacement les employés travaillant avec le public en cette période de grande anxiété?

Soutien de la Collectivité

Comment entendez-vous rendre les programmes sécurisants, accueillants et inclusifs?
Comment entendez-vous atteindre et soutenir le plus efficacement possible les publics vulnérables ou mal desservis?
Comment entendez-vous atteindre et soutenir le plus efficacement possible nos communautés autochtones?
Comment entendez-vous réduire ou supprimer les obstacles à la participation?
Vos contenus de programmes numériques peuvent-ils être partagés avec d’autres bibliothèques à l’échelle locale, provinciale ou nationale?
Comment entendez-vous collaborer le plus efficacement possible avec les partenaires communautaires?

Opérations

Quels nouveaux modèles de programme aimeriez-vous appliquer lors de la réouverture des bibliothèques?
En quoi les modèles de dotation et les rôles des employés seront-ils touchés par les questions ci-dessus?

Environnement bâti

Capacité et Agencement (hypothèses – distanciation physique = 2 M)

Le nombre de clients sera-t-il limité en fonction de la capacité totale d’occupation du bâtiment ou de la capacité d’une superficie ou d’un espace? Comment allez-vous procéder?
Quels sont les défis particuliers de chaque succursale? (p. ex. : espace loué, plusieurs étages, colocation avec un autre utilisateur municipal ou non municipal)
La bibliothèque doit-elle présenter un « plan » de respect des exigences de santé publique avant de rouvrir ses portes?
Quel est le cadre décisionnel vis-à-vis des changements apportés à l’installation? Qui autorise les plans ou les travaux de rénovation? Certaines zones devront-elles être fermées? Allez-vous passer aux rayons fermés?
Quelles zones de la bibliothèque doivent être modifiées en priorité pour permettre la distanciation physique? Laboratoire informatique, points de service, entrées/sorties, allées de rayons – limites directionnelles (allées à sens unique par exemple), salles de réunion, salons de lecture, aires de détente.
Où le matériel en quarantaine devrait-il être conservé (salle de programme? Aires de dépôt de livres agrandies?)
Quels travaux pourraient être réalisés avant la réouverture afin d’améliorer la capacité? Triage des collections?

Systèmes du Bâtiment

Les systèmes CVC sont-ils entretenus et en bon état de fonctionnement?
Les fenêtres du bâtiment peuvent-elles être ouvertes en toute sécurité?
Est-il préférable de faire appel à la manutention automatisée plutôt que de laisser le personnel manipuler le matériel? Quel est le moyen le plus efficace pour nettoyer les appareils de manutention automatisée?
Quels sont les changements nécessaires aux contrats actuels? (p. ex. : café, entretien, conciergerie)

Mobilier et Finitions

Quelles surfaces et finitions sont les plus susceptibles d’être contaminantes, et quelle est la durée de vie du virus? (les recherches sont en cours)
Avez-vous identifié les surfaces souvent touchées de la bibliothèque pour établir les priorités de désinfections?
Est-il possible de rénover les vestibules de manière à supprimer les poignées de porte?
Si des meubles, des équipements ou des jouets doivent être déplacés, où seront-ils entreposés?

Technologie

Comment les claviers et les souris (utilisés par le public et le personnel) seront-ils désinfectés?
Les systèmes de prêt automatique peuvent-ils être paramétrés de manière à éviter de toucher l’écran? Est-il possible de mettre en place de nouvelles options sans toucher ou de libre-service permettant aux clients d’emprunter des articles à partir de leur propre appareil?
Existe-t-il des options d’automatisation sans toucher permettant de réduire les contacts avec d’autres surfaces (p. ex. : lave-mains automatisés, sèche-mains automatisés, portes automatiques, etc.)

Déplacements et Interaction dans l’Espace

Des marqueurs de distance sont-ils nécessaires pour limiter le nombre de personnes autorisées à la fois? Pour les files d’attente?

Quelles stratégies pourraient être mises en place pour gérer l’encombrement des ascenseurs, des escaliers roulants et des escaliers?
Est-il possible de séparer les aires d’entrée et de sortie dans votre immeuble?
Les procédures d’évacuation d’urgence doivent-elles être réexaminées? Que seront-elles?
Des écrans de plexi-verre doivent-ils être installés aux postes de service? Entre les ordinateurs publics?
Quelles stratégies utiliserons-nous pour dissuader les clients de payer en espèces? (cartes et téléphone avec paiement sans contact? Suspension des amendes?)
À quel moment les aires de jeux pour enfants pourront-elles être rouvertes en toute sécurité? Des jouets pourront-ils être partagés? Activités interactives?
Le rangement des livres devrait-il être effectué en dehors des heures d’ouverture?
Comment les pauses des employés seront-elles organisées de manière à respecter la distanciation physique? Les aires de repos seront-elles adéquatement désinfectées? Qui est responsable du nettoyage?
Les postes de lavage des mains sont-ils adéquats? Doit-on en installer dans les aires publiques de la bibliothèque? Dans les aires des employés (circulation)? Des postes de désinfectant pour les mains en plus grand nombre et plus en vue?
Les fontaines d’eau doivent-elles être utilisées? Doivent-elles être modifiées? Doit-on continuer d’autoriser la consommation d’aliments et de boissons dans les bibliothèques?
Que doit-on mesurer sur place? Les données du tourniquet d’entrée, le nombre d’articles retournés, l’utilisation de la Wi-Fi?
Que faut-il prévoir d’acquérir avant la réouverture? Des écrans anti-éternuement, des bandes adhésives au sol, de l’EPI, des montants verticaux, de la signalisation.
Si votre bibliothèque poursuit son service de ramassage en bordure de rue pendant une réouverture partielle ou par étapes à l’intention des personnes qui le souhaitent ou dont le système immunitaire est affaibli, quelles précautions doit-on appliquer à l’extérieur des bâtiments?
L’espace extérieur adjacent à votre bibliothèque peut-il servir à augmenter sa capacité d’accueil? La Wi-Fi peut-elle être offerte dans cet espace?

Communication

Y a-t-il de la signalisation et d’autres outils de communication invitant les clients à rester chez eux s’ils ne se sentent pas bien ou s’ils ont des symptômes?
Quels outils de signalisation devraient être utilisés pour communiquer aux visiteurs et aux employés les directives et les limites nouvellement mises en place (panneaux d’orientation, décalques au sol, annonces par le système de sonorisation, montants verticaux, etc.)?
Des dessins sont-ils nécessaires pour indiquer les meubles devant être déplacés, le déplacement du public, les montants verticaux?
Le personnel doit-il suivre une formation relative aux changements physiques effectués dans la succursale?
Comment les limitations de la succursale (densité d’occupation) sont-elles documentées et communiquées?

Dotation

Comment la bibliothèque peut-elle soutenir et accommoder le plus efficacement possible les employés, notamment :
- ceux qui sont les plus vulnérables face à la COVID-19 une fois rétablis les services physiques?
- ceux qui ont des obligations de soins à des enfants ou à des personnes âgées?
- ceux qui risquent de venir travailler malgré la maladie plutôt que d’obtenir une dispense médicale?
- ceux qui ont des problèmes de santé mentale que la COVID-19 a pu engendrer ou accentuer?
Comment la bibliothèque peut-elle respecter son engagement d’offrir un environnement de travail sûr, y compris :
- en donnant suite aux craintes et à l’anxiété des employés face à la sécurité sur leur lieu de travail?
- en donnant suite aux refus de travailler?
- en déterminant quel EPI ou quelles mesures sanitaires seront nécessaires?
- en répondant aux attentes du personnel en matière d’EPI?
Comment entendez-vous gérer le processus de rappel des employés licenciés ou en congé?
Dans quelles circonstances le maintien du télétravail est-il approprié?
Comment pouvez-vous créer des cultures de lieu de travail souple afin de réagir et d’innover rapidement?
Quel est le meilleur moyen de promouvoir une culture positive du changement en cette période d’incertitude et d’évolution rapide?
Comment entendez-cous motiver vos employés et accroître leur engagement en ces temps difficiles?
Que faut-il faire pour adopter des approches qui tiennent compte des traumatismes afin de susciter une entraide?
Comment le personnel peut-il apprendre à collaborer, à communiquer et à offrir virtuellement des services et des programmes?
Comment la bibliothèque soutient-elle les chefs de file dans la recherche et le développement des habiletés et des compétences nécessaires, dans le cadre d’une crise sans précédent et dans une période d’incertitude permanente pour le personnel?

Projects

Liste de Vérification des Considérations Importantes